Организовање догађаја

Евент менаџмент (Event management) овухвата организацију најразличитијих врста догађаја као што су промотивни корпорацијски догађаји, конференције, изложбе, трибине, фестивали али то могу бити и различити приватни догађаји. Ова врло динамична област најчешће захтева организацију великог броја људи и задатака као и сложену комуникацију која често укључује односе са медијима и јавношћу.

У овом послу посебно је важно чути и осетити потребе клијента како би се његове жеље и намере могле испунити у потпуности, а опет са све буде у складу са предвиђеним буџетом. Сви детаљи морају бити пажљиво испланирани, а сваки сегмент засебно тестиран како не би дошло до непредвиђених ситуација које готово никада не могу бити позитивне.

Сходно томе, организација догађаја темељи се на основним правилима менаџмента, а то су:

АНАЛИЗА/ Извршити анализу свих аспеката догађаја, од употребљивости идеје до изводљивости сваког сегмента.

ПЛАНИРАЊЕ/ Испланирати дословно сваки детаљ, сваког сегмента догађаја, разрађујући све могуће исходе ситуација које подразумевају људски фактор, временске услове и утицаје, саобраћај, инфраструктурне тачке (напон струје, одводи воде, капацитет паркинга, итд.)

ОРГАНИЗАЦИЈА/ Након детаљног планирања приступа се организацији, а то подразумева израду описа дужности и процедура, затим поделу улога и одговорности као и израду агенде и пратећег синопсиса догађаја.

УПРАВЉАЊЕ/ Када је извршена расподела посла, дужности и одговорности започиње управљање процесом. Ово подразумева праћење уз корективне мере сваког аспекта операције.

КОНТРОЛА/ Контрола процеса подразумева да су сви процеси у току, и да се констатно контролишу до самог завршетка свих процеса.

Кроз ових пет система морају проћи сви сегменти догађаја, почевши од саме идеје, преко буџета и финансија до чланова тима који спроводе индивидуалне задатке.

Организацијом догађаја управља евент менаџер који је задужен за целокупно планирање, организацију и активно руковођење реализацијом. Креирање идеје, планирање буџета, осмишљавање стратегије и логистике, вођење интерне и екстерне комуникације итд. Све су то чиниоци процеса реализације пројекта у области је ивент менаџмента.

Пример израде (ставки) буџета догађаја: