Евиденција трошкова / готовинских и безготовинских

Све пословне активности се рефлектују кроз токове средстава у виду преноса средстава, односно новчаних вредности, међу учесницима у пословној актиности. Финансијски гледано то су пословне промене које су исказане бројчано у новцу.

Пословне промене су уско повезане са обавезама и очекивањима, према заинтересованим странама, односно дуговањима и потраживањима.

Трансакције се морају уредно евидентирати како би имали реалну слику новчаних токова и стања по рачунима. Трансакција сама по себи не значи нужно да је и извршен промет добара и услуга па из тог разлога ћемо да се позабавимо са неколико кључних аспеката.

• Трансакције могу бити у готовинском облику (благајна) или безготовиснком облику (вирмански – преко рачуна)
• Трансакције могу бити извршене између правних лица и физичких лица
• Аспект промета добара и услуга ближе одређује природу трансакције.

На пример: стигла је поручена роба од добављача и по испостављању рачуна-оптремнице ми извршимо плаћање. То би било измирење наших обабеза према том добављачу чиме би се намирила његова потраживања од нас по извршеним услугама.

Други контра пример би био авансна уплата хотелу за догађај. У том случају ми потражујемо услугу или добро од добављача а они би требали да измире своје обавезе према нама пружањем услуге.

У случају неслагања пословних промена може се извршити усаглашавање са датим добављачем слањем извода отворених ставки (ИОС) где би се писменим путем потврдило или оспорило стање у послоњним књигама.

Начин извршења трансфера, односно плаћања углавном се дефинише интерним актима или правилницима који су скројени у складу са потребама правног лица.

За наше потребе напоменућемо само неке кључне аспекте самог процеса и начина контроле.

• Плаћања се углавном врше на основу неке књиговодствене исправе, односно документа (Уговор, рачун, предрачун, захтев за аванс запослених, решења и сл.)
• Плаћање поред основног документа има додатно одобрење менаџера или овлашћеног лица за те видеове послова. (потврду да је у складу са буџетом и расположивим средствима)
• Ако постоји евиденција набавки углавном се прилаже уз плаћање досије набавке или  позива на број набавке као референца приликом плаћања.
• Лице које врши плаћање не мора нужно и да одобрава плаћање (двострука контрола)
• Пре припреме налога за плаћање обавезно се проверава исправност приложених докумената датих на плаћање. Све неправилности би требало отклонити пре саме транаскције.

Правилником је могуће дефинисати лимите до којих износа је могу вршити плаћања без ауторизације менаџмента, до којих износа одређене позиције могу подићи аванс из благајне и сл.

Формирањем благајничког фонда, именује се и главни рачунополагач, односно благајник који одговара за задужена средства у благајни. Води благајнички дневник и евидентира трансакције на дневном нивоу.

Благајна мора бити осигурана у каси и под кључем. По принципу два кључа.

Утврђује се спорадична контрола стања благајне углавном на месечном нивоу.

Све евиденције могу се водити електронски или „ручно“ у папирном облику у складу са могућностима и интерним процедурама правног лица.

Битни формулари и алати за потребе обављања основних трансакционих операција:

Опис	Образац
Дневник благајне Овај образац служи за евидентирање улаза и излаза готовог новца у благајни.	овде
Налог благајни да исплати Исплата готовог новца преко благајне врши се најчешће у случају исплате зарада на основу платних спискова, исплате путних рачуна, уплате готовине на жиро рачун, исплате разних рачуна и томе слично.	овде
Налог благајни да наплати Улаз готовог новца у благајну настаје најчешће по основу подизања готовине готовинским чеком, уплате пазара, правдања аконтације по путном налогу, разне уплате у готовом и слично.	овде
Налог за исплату Служи сврси подизања готовине са банковног рачуна правног лица, за које мора постојати правни основ у складу са законом.	овде
Налог за пренос Служи сврси преноса новца са банковног рачуна правног лица на други банковни рачун, тј. за извршење плаћања.	овде
Налог за уплату Служи сврси уплате готовине на банковни рачун.	овде
Налог за службено путовање Обавезан је пратећи документ за правдање трошкова и исплату дневница по основу службеног путовања.	овде